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La veille réglementaire dans le domaine de l’environnement et de la santé-sécurité au travail est un enjeu majeur pour les entreprises certifiées ISO 14001 et ISO 45001.
Structurer la veille réglementaire
Identifier les personnes impliquées qui auront un rôle à jouer dans le processus à l’interne et l’externe.
Établir un cahier des charges afin que chaque membre du personnel impliqué puisse comprendre le processus de veille.
Réaliser l’analyse des exigences et construire sa base réglementaire initiale par « groupes de textes », les classer par sections, thèmes afin de réaliser une recherche et faciliter l’accès à la base de données.
Détailler les éléments liés à l’activité, l’exploitation, les installations, le personnel afin de rechercher les textes spécifiques qui leur sont applicables. Un texte réglementaire peut comporter plusieurs articles, plusieurs paragraphes ne contenant pas tous des exigences applicables.
Fixer des critères (les nouvelles réglementations, l’évolution d’une réglementation, l’abrogation d’un texte etc.) qui conduiront à la recherche des modifications.
Déterminer l’intervalle de mise à jour de la base réglementaire et le mode d’évaluation de conformité. Une fréquence de mise à jour mensuelle est recommandée, en tenant compte de l’évolution de la réglementation.
Simplifier et diffuser l’information réglementaire
Réaliser sa veille réglementaire
Évaluer la conformité des exigences applicables.
Établir un plan d’action de mise en conformité, selon les non-conformités identifiées.
Diffuser les indicateurs de conformité.
Organiser l’information réglementaire qui sera analysée afin de prendre des décisions sur les changements éventuels à apporter au système de management.
Définir les indicateurs de conformités et les tenir à jour.
Préparer son audit de suivi ou de renouvellement
Réaliser sa veille au moins 30 jours avant l’audit.
Maîtriser les essentiels et incontournables de la réglementation.
Se faire assister par des experts du domaine (au besoin)